Balas Chat Lebih Cepat dengan Balasan Cepat (/ dan #)

Kalau kamu cek riwayat chat tim CS, kemungkinan besar sebagian pertanyaannya mirip-mirip: jam operasional, cara pembayaran, estimasi pengiriman, cara retur. Mengetik ulang jawaban yang sama puluhan kali sehari itu melelahkan, dan rawan typo atau informasi yang berbeda antar agen.

Di AeroConvo, jawaban yang sering dipakai bisa disimpan sebagai balasan cepat dan dipanggil langsung dari kolom ketik dengan / atau #.

Cara memakai balasan cepat di inbox

Saat membalas percakapan, ketik / atau # di kolom pesan. Menu balasan cepat akan muncul tepat di atas kolom ketik.

Lanjutkan mengetik untuk menyaring. Misalnya, #sa akan menampilkan balasan yang shortcut-nya diawali "sa" atau judulnya mengandung "sa". Lalu:

• Pakai panah atas/bawah untuk memilih.
• Tekan Tab atau Enter untuk memasukkan balasan.
• Tekan Esc untuk batal.

Balasan yang dimasukkan tidak langsung terkirim. Teksnya masuk ke kolom ketik sebagai draf, jadi agen masih bisa menambahkan nama pelanggan, nomor pesanan, atau detail lain sebelum menekan Kirim. Hasilnya tetap terasa personal, bukan seperti balasan robot.

Satu lagi: / dan # bisa dipakai di tengah kalimat. Selama diketik setelah spasi, menu tetap muncul.

Membuat dan mengatur balasan cepat

Daftar balasan cepat ada di menu Otomasi → Balasan cepat. Setiap balasan punya tiga bagian:

• Shortcut: kata singkat untuk memanggilnya, misalnya salam atau ongkir.
• Judul: nama yang mudah dikenali di menu.
• Isi: teks balasan yang akan dimasukkan ke kolom ketik.

Semua agen bisa menambahkan balasan cepat, jadi jawaban terbaik dari satu orang bisa langsung dipakai seluruh tim. Kalau kamu sudah mengisi basis pengetahuan, halaman ini juga menampilkan bagian Disarankan, berisi usulan balasan dari artikel basis pengetahuan yang bisa kamu simpan sebagai balasan cepat.

Tips menulis balasan cepat yang tidak kaku

1. Tulis seperti sedang ngobrol. Hindari bahasa surat resmi. Pelanggan lebih nyaman dengan kalimat yang ramah dan jelas.
2. Sisakan ruang untuk personalisasi. Karena balasan masuk sebagai draf, biasakan agen menambahkan nama atau detail pesanan sebelum mengirim.
3. Satu balasan, satu topik. Lebih baik punya ongkir dan retur terpisah daripada satu balasan panjang yang membahas semuanya.
4. Buat shortcut yang gampang ditebak. Pakai kata yang memang terpikir saat mengetik, seperti jam, bayar, atau penutup.
5. Rapikan berkala. Kalau ada info yang berubah, misalnya jam operasional atau kebijakan retur, perbarui balasannya supaya semua agen ikut memakai versi terbaru.

Lebih jauh: balasan cepat di workflow

Balasan cepat juga bisa dipakai di otomasi. Di workflow AeroConvo ada aksi untuk mengirim balasan cepat, jadi jawaban standar bisa dipakai ulang tanpa menulis teks yang sama dua kali.

Balasan cepat paling terasa manfaatnya kalau semua chat sudah masuk ke satu tempat. Baca juga cara menyatukan live chat, WhatsApp, Telegram, dan email dalam satu inbox.

Mau coba langsung? Lihat fitur AeroConvo atau mulai uji coba gratis 14 hari.